Produttività è performance sono le parole chiave quando si tratta di lavoro in un team. Sia una startup che un’impresa già presente sul mercato debbono essere ben strutturate e organizzate per ottenere certi obiettivi. Ma l’efficienza, viene raggiunta come un sommario di vari input che creano un team produttivo.
In questo articolo scoprirai come creare uno spazio di collaborazione con i clienti e partner rendere il flusso di lavoro con i documenti efficace, gestire le attività dei collaboratori e organizzare la comunicazione comoda con le soluzioni ONLYOFFICE potenti e sicure.
Che cos’è ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace è una piattaforma di co-working creata per rendere la collaborazione documentale con clienti, partner commerciali e utenti esterni ottimizzata e in totale sicurezza.
La nuova soluzione creata da un progetto open-source ONLYOFFICE per migliorare la collaborazione documentale tra diverse organizzazioni è basata sul concetto di stanze. Praticamente, si parla degli spazi polifunzionali con permessi predefiniti, permettendo così di unire persone e documenti nell’ambiente protetto.
Insomma, dovresti far partire un nuovo progetto con il tuo cliente. Ma prima di tutto dovete concordare tutti gli aspetti tra i lati. Per rendere il processo di negoziazione sicuro, veloce e strutturato puoi creare una stanza di collaborazione. E dentro questo spazio dedicato solo al vostro compito si può creare documenti in tempo reale e condividerli per la collaborazione, controllare le modifiche apportate, comunicare con i membri del team.
Invece, usa le stanze personalizzate, dove si applica le impostazioni come le vuoi tu per utilizzare questo spazio collaborativo per qualsiasi scopo. Ad esempio, hai un prodotto in fase di progettazione, condividi i render solo per la visualizzazione, lascia commentare o revisionare le specifiche al team esperti, fai compilare il modulo di scheda prodotto digitale dal team vendite.
Invitando gli utenti nella tua stanza puoi concederli vari tipo d’accesso a seconda del loro ruolo nel processo di lavoro comune sui documenti. Allora, i livelli di autorizzazione sono:
- Visualizzatore;
- Commentatore;
- Revisore;
- Compilatore di moduli;
- Editore;
- Utente esperto;
- Amministratore della stanza.
Lavoro su qualsiasi contenuto
Per lavorare con qualsiasi tipo di contenuto ONLYOFFICE DocSpace dispone degli editor e dei lettori multimediali. A questo punto, puoi elaborare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli compilabili, e-book e file PDF.
Gli editor di documenti sono completamente compatibili con i formati Microsoft e supporta altri tipi di file popolari tra cui ODF, PDF, CSV, HTML, EPUB, RTF, TXT e altro.
L’editor di documenti è fornito degli strumenti professionali per lavorare con testo, creare i contenuti ben strutturati per qualsiasi scopo, visualizzarli, stamparli, condividerli e pubblicarli, applicare vari stili di formattazione, aggiungere immagini e oggetti pre-disegnati, insomma tutto quello che ti serve quotidianamente. Inoltre, l’editor di documenti permette di creare i moduli digitali e convertire i file PDF per poter apportare le modifiche.
L’editor di fogli di calcolo supporta oltre 450 formule per qualsiasi settore, consente di filtrare e formattare set di dati di grandi dimensioni, creare e modificare tabelle pivot, aggiungere formattazione condizionale, utilizzare Visualizzazioni a foglio e stampare i tuoi dati su qualsiasi formato cartaceo.
L’editor di presentazioni offre tutti gli strumenti necessari per creare diapositive straordinarie e complesse, preparare brochure, report o offerte di vendita.
Comunicazione comoda
Puoi discutere il processo dal vivo con i tuoi colleghi nella chat nativa dell’editor o connettere il tuo messenger Telegram utilizzando il plugin ufficiale per comunicare senza uscire dalla finestra del browser.
Riunioni audio o video, webinar e streaming sono disponibili in pochi clic direttamente negli editor grazie ai plugin Jitsi, Zoom e Rainbow.
Le funzionalità ampliabili
Parlando di plugin, si tratta di utilissime app che che offrono più funzionalità agli utenti per:
- modificare immagini,
- inserire video dai canali YouTube,
- creare bibliografie con Mendeley, Zotero o EasyBib,
- controllare grammatica e ortografia con LanguageTool,
- tradurre testi con Google Traduttore o altre app di traduzione,
- inserire i post nel blog su WordPress direttamente dall’editor di testo,
- creare mappe mentali, organigrammi e infografiche con il servizio Draw.io e molto altro ancora.
I plugin si possono aggiungere sia negli editor di testo sia nei fogli di calcolo e nelle presentazioni in pochi clic grazie al plugin Manager.
Sicurezza dei dati al top
Quando si tratta di lavoro con i documenti, sappiamo tutti che la sicurezza dei dati è una cosa essenziale. Ovviamente, la soluzione scelta per la collaborazione deve essere sicura da ogni punto di vista. Così come DocSpace di ONLYOFFICE conforme al GDPR, dove tutte le informazioni personali vengono trattate con attenzione.
Ci sono vari standard di sicurezza utilizzate per proteggere i tuoi dati su ogni tappa di lavoro come:
- crittografia AES-256 leader del settore per proteggere i tuoi dati sensibili inattivi,
- il traffico in transito viene crittografato con il protocollo HTTPS.
- JWT e diritti di accesso flessibili tengono l’accesso ai documenti sotto controllo.
A parte varie opzioni di sicurezza disponibili direttamente negli editor di documenti (firma elettronica, filigrane e password) si può utilizzare alcune impostazioni della piattaforma (SSO, impostazioni password, controllo IP e altro).
La piattaforma DocSpace è online e disponibile in un cloud pubblico sicuro fornito da Amazon. Comunque puoi sempre aggiungere un cloud a scelta come DropBox o OneDrive, per eseguire il backup delle stanze.
Adesso che sai come rendere la collaborazione in squadra più strutturata e potenziata, è arrivato il momento giusto per provarlo al’interno della tua organizzazione. Per un breve periodo limitato ONLYOFFICE DocSpace è disponibile gratuitamente nella versione Startup. Registrati e prova tu stesso un nuovo modo di collaborazione documentale.
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